Ny EU-lovgivning om persondata på vej – Danske Speditører rådgiver om den nye lovgivning

Ny EU-lovgivning om persondata på vej – Danske Speditører rådgiver om den nye lovgivning

Oprettelsesdato

07.06.2017 - 12:32

Den 25. maj 2018 skal alle danske virksomheder have kendskab til og efterleve de nye europæiske regler for håndtering af oplysninger på medarbejdere, kunder og enhver anden personhenførbar oplysning. 

Det gælder også for medlemsvirksomhederne under Danske Speditører. Danske Speditører giver nu  medlemsvirksomhederne et tilbud, som rettidigt kan hjælpe dem godt i gang med at forstå og overholde de nye krav.

Lovgivningen omhandler håndtering af eksempelvis e-mails, referater, kontrakter, fragtbreve, MUS-samtaler etc.

Alle virksomheder håndterer i dag en stor mængde personoplysninger. Det gælder også for transportvirksomheder. Oplysningerne varierer fra direkte nødvendige oplysninger for at kunne administrere den ansattes udbetaling af løn til registrering af ferie og sygdom. Men oplysningerne kan også være af mere intim karakter, f.eks. ved den ansattes fysiske eller psykiske sygdom, barsel eller måske baggrunden for en bortvisning eller opsigelse.

-  EU’s regler rammer bredt. Det er vigtigt for mig at vores medlemsvirksomheder forstår, at hvis man skal kunne efterleve EU’s og statens krav på persondataområdet, skal man starte sine forberedelser nu. Hvis en virksomhed med f.eks. 50 medarbejdere skal ændre praksis for hvordan e-mails og pdf-dokumenter skal håndteres, er det klart, at det ikke bare kan ske fra den ene dag til den anden, siger Søren Nicolay Edsen Johansen, advokatfuldmægtig hos Danske Speditørers Juridiske Afdeling.

Søren Nicolay Edsen Johansen understreger, at bestyrelser og den daglige ledelse i såvel små som store virksomheder skal sætte kryds i kalenderen og få prioriteret denne opgave. Derfor glæder det ham, at Danske Speditører nu kan præsentere et aktuelt medlemstilbud, der kan hjælpe éns virksomhed godt i gang med indsatsen.



Nye og gamle regler

Søren Nicolay Edsen Johansen ønsker at præcisere, at alle skal være klar over, at regler om håndtering af persondata ikke er noget helt nyt.

Søren Nicolay Edsen Johansen fortæller, at en simpel google-søgning om persondata let fremstiller Persondataforordningen som en nyskabelse, som virksomhederne nu skal indrette sig på.

- Det er er rigtigt, at der med Persondataforordningen indføres en række nye krav for danske virksomheder, men mange af reglerne gælder allerede i dag. Der er således ikke noget nyt i, at der skal passes rigtig godt på virksomhedens persondata. Det skal man også i henhold til den gældende persondatalov. Men persondataforordningen indfører imidlertid en række nye krav, der er værd at hæfte sig ved, siger han.

Efter den 25. maj 2018 skal virksomhederne være i stand til at dokumentere, at lovgivningen overholdes, hvilket stiller store krav til virksomhedernes interne håndtering af f.eks. e-mails. Korrekt håndtering af for eksempel virksomhedens e-mails er essentielt for, at virksomheden kan leve op til persondataforordningens styrkelse af fysiske personers rettigheder.

- Alle skal også være opmærksomme på de bøder, som en virksomhed kan blive mødt med. Tidligere har størrelsesordenen været omkring 25.000 kr., men for selv mindre virksomheder kan bøderne hurtigt nærme sig det firedobbelte. Det skal tilføjes, at reglerne rummer bødeniveau på op til € 20 mio. eller 4 % af virksomhedens globale omsætning, siger han. 



Startpakke til medlemmer af Danske Speditører

Persondataforordningen er en stor mundfuld. Derfor har Danske Speditører indgået et samarbejde med PersondataSupport.as, der er specialister i transportvirksomheders implementering af Persondataforordningen. Samarbejdet giver medlemmer af foreningen adgang til tre løsninger:



Gør-det-selv pakken:

Denne pakke er til virksomheder, der selv ønsker at håndtere processen uden eksterne konsulenter. Pakken giver virksomheden adgang til en manual med guidelines for implementeringen af forordningen trin for trin. Derudover har virksomheden også adgang til 3 timers introduktion til manualen og forordningen, diverse templates og 3 timers Hotline og support fra en af PersondataSupport’s specialister. Pris: Kr. 30.000,- ekskl. moms.



Vi viser vejen – Persondataforordningen med guide:

Virksomheden modtager manual med guidelines for implementering af Persondataforordningen trin for trin. Virksomheden introduceres til Persondataforordningens principper for nøglemedarbejdere og træning af nøglemedarbejdere med opgaveansvar for implementering i processens faser 2-4. Derudover har virksomheden adgang til diverse templates og nøglemedarbejderne har direkte adgang til hotline-support. Normalpris kr. 60.000,- For medlemmer af Danske Speditører kr. 54.000,- ekskl. moms.



All-inclusive-pakken

Pakken giver virksomheden en fuld implementering af Persondataforordningen. Virksomhedens medarbejdere samt nøglemedarbejdere trænes, der vil være en audit ved implementeringens afslutning og en efterfølgende opfølgning med 1-2 servicebesøg det første år. Derudover har virksomheden adgang til PersondataSupport’s specialister og adgang til templates. Tilbud udregnes individuelt.

Du kan læse mere her om PersondataSupport.as. 

Søren Nicolay Edsen Johansen hæfter sig ved, at PersondataSupport netop er eksperter i at hjælpe virksomhederne med at få struktur og fremdrift i den adfærdsændring, der er nødvendig for at kunne leve op til EU-forordningen om 11 måneder.

Uddannelses- og relationschef i Danske Speditører, Jakob Størling, fortæller, at det nye medlemstilbud kan skræddersyes til den enkelte virksomheds situation og behov.

-  Det betyder, at ens virksomhed uanset størrelse, kompleksitet i personale- og kunderelationer og datadisciplin har et godt fodfæste, hvis datatilsynet efter 25. maj 2018 kommer på uanmeldt besøg. Så kan virksomheden være sikker på at have fået professionel og handlingsorienteret rådgivning om finpudsning af procedurer og databaser, fortæller Jakob Størling.

Har medlemsvirksomheder under Danske Speditører spørgsmål eller kommentarer til det nye tilbud, kan de kontakte Jakob Størling på jst@dasp.dk, der også tager imod tilmeldinger.